Senin, 28 Maret 2011

SOP STAF AHLI ADMINISTRASI

 TATA TERTIB ADMINISTRASI
JARINGAN MAHASISWA KESEHATAN INDONESIA WILAYAH PRIANGAN
PERIODE 2011/2012


BAB I
PROPOSAL

Pasal 1
Setiap kegiatan di bawah naungan JMKI harus memiliki Proposal dan menyerahkan satu buah Proposal sebagai arsip.

Pasal 2
Setiap Proposal kegiatan di bawah naungan JMKI harus memenuhi format minimal yang telah ada.
Pasal 3
Format Proposal
I.              LATAR BELAKANG
(Alasan atau dasar pemikiran yang melatarbelakangi diadakannya kegiatan)
II.           LANDASAN KEGIATAN
(Landasan pelaksanaan kegiatan)
III.        TUJUAN KEGIATAN
(Tujuan diadakannya kegiatan)
IV.        SASARAN KEGIATAN
(Sasaran peserta yang mengikuti kegiatan)
V.           INDIKATOR KEBERHASILAN
(Parameter atau ukuran keberhasilan pelaksanaan kegiatan)
VI.        NAMA KEGIATAN
VII.     BENTUK KEGIATAN
(Deskripsi konsep/bentuk kegiatan)
VIII.  WAKTU DAN TEMPAT PELAKSANAAN
(Waktu pelaksanaan mencakup jam, hari, tanggal, bulan, dan tahun)
IX.        SUSUNAN ACARA
X.           SUSUNAN PANITIA (Dilengkapi dengan NPM / NIM)
XI.        ANGGARAN DANA
XII.     PENUTUP
XIII.  LEMBAR PENGESAHAN (Setelah lampiran anggaran dana)
(Lembar pengesahan proposal kegiatan ditandatangani oleh ketua dan sekretaris panitia, ketua lembaga kemahasiswaan, koordinator wilayah, serta wakil dekan bidang kemahasiswaan, atau disesuaikan dengan kebutuhan dan atau sesuai format yang ada di institusinya masing-masing)

Pasal 4
Proposal kegiatan dibuat paling lambat 1 bulan sebelum kegiatan dilaksanakan.


Pasal 5
Pengarsipan Proposal
1.     Arsip proposal program kerja tiap komisariat diberi kode yang disesuaikan dengan ketentuan masing-masing institusi.
2.     Arsip proposal program kerja wilayah diberi kode: JMKIWP/PROP/institusi pelaksana/singkatan judul kegiatan/periode.
Contoh: JMKIWP/PROP/FARMASI UNPAD/JMKI EXPO/2011-2012
3.     Arsip proposal program kerja tiap komisariat, disimpan di komisariat masing-masing.
4.     Arsip proposal program kerja wilayah disimpan staf ahli administrasi JMKI WP.


BAB II
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

Pasal 6
Setiap setelah pelaksanaan kegiatan di bawah naungan JMKI harus dibuat Laporan Pertanggungjawaban.

Pasal 7
Setiap Laporan Pertanggungjawaban kegiatan di bawah naungan JMKI harus memenuhi format minimal yang telah ada.

Pasal 8
Format Laporan Pertanggungjawaban
I.              LATAR BELAKANG
(Alasan atau dasar pemikiran yang melatarbelakangi diadakannya kegiatan)
II.           LANDASAN KEGIATAN
(Landasan pelaksanaan kegiatan)
III.        TUJUAN KEGIATAN
(Tujuan diadakannya kegiatan)
IV.        INDIKATOR KEGIATAN
(Parameter atau ukuran keberhasilan pelaksanaan kegiatan tercapai atau tidak)
V.           NAMA KEGIATAN
VI.        BENTUK KEGIATAN
(Deskripsi konsep/bentuk kegiatan)
VII.     WAKTU DAN TEMPAT PELAKSANAAN
(Waktu pelaksanaan mencakup jam, hari, tanggal, bulan, dan tahun)
VIII.  PESERTA KEGIATAN
(Disertakan daftar kehadiran peserta)
IX.        SUSUNAN ACARA (Deskripsi lengkap jalannya acara)
X.           SUSUNAN PANITIA (Dilengkapi dengan NIM/NPM)
XI.        DAFTAR SURAT MASUK DAN KELUAR
XII.     PERTANGGUNGJAWABAN DANA
XIII.  EVALUASI (Hambatan dan kendala)
XIV.  SARAN DAN KRITIK
XV.     LEMBAR PENGESAHAN
Pasal 9
LPJ diserahkan paling lambat 14 hari setelah kegiatan.

Pasal 10
Pengarsipan Laporan Pertanggungjawaban
1.     Arsip Laporan Pertanggungjawaban program kerja tiap komisariat diberi kode sesuai ketentuan masing-masing instansi.
2.     Arsip Laporan Pertanggungjawaban program kerja wilayah diberi kode: JMKIWP/LPJ/institusi pelaksana/singkatan judul kegiatan/periode.
Contoh: JMKIWP/LPJ/FIK UNPAD/LKMM/2011-2012
3.     Arsip Laporan Pertanggungjawaban program kerja tiap komisariat, disimpan di komisariat masing-masing.
4.     Arsip Laporan Pertanggungjawaban program kerja wilayah disimpan di Staf Ahli Administrasi JMKI WP.

BAB III
SURAT MENYURAT

Pasal 11
Surat Masuk
Surat masuk adalah surat yang ditujukan kepada JMKI nasional, wilayah, atau komisariat (sesuai kepentingan program kerja) dan kegiatan yang berada di bawah naungan JMKI nasional, wilayah, atau komisariat.

Pasal 12
Tiap surat masuk harus diarsipkan pada masing-masing komisariat/wilayah/nasional.



Pasal 13
Tiap surat masuk harus ditulis di buku kesekretariatan masing-masing, yang selanjutnya akan direkap di buku induk surat masuk.

Pasal 14
Surat Keluar
Surat keluar adalah surat yang dikeluarkan oleh JMKI nasional, wilayah, atau komisariat yang ditujukan kepada instansi/individu di luar JMKI.

Pasal 15
Setiap surat keluar harus ditulis di lembar kontrol surat keluar.

Pasal 16
Tiap surat keluar harus ditulis di buku induk surat keluar sesuai dengan kolom yang ada.

Pasal 17
1.     Surat yang dikeluarkan oleh wilayah harus dengan sepengetahuan dan pengesahan dari koordinator wilayah JMKI.
2.     Surat yang dikeluarkan komisariat harus dengan sepengetahuan komisaris dan ketua lembaga eksekutif mahasiswa (Bergantung kebijakan tiap institusi).

Pasal 18
Kop Surat Keluar
Format kop surat JMKI nasional, wilayah, dan kop kegiatan diatur sesuai dengan lampiran.

Pasal 19
Stempel JMKI
Stempel JMKI wilayah berbentuk lambang JMKI yang ditambah dengan nama wilayah

Pasal 20
Penomoran Surat
1.     Penomoran surat keluar diatur sesuai dengan tata nama penomoran surat keluar JMKI.
2.     Penomoran surat keluar JMKI WP
Nomor surat/ Tujuan surat/ Jenis surat/ Pembuat surat/JMKIWP/ Bulan/ Tahun pembuatan
Contoh: 001/I/A/1/JMKIWP/III/2011
Keterangan:
001                         à Nomor surat yang dikeluarkan
I                  à Tujuan surat: I = ”Internal”, surat yang ditujukan ke dalam JMKIWP
                                             E = “Eksternal”, surat yang ditujukan ke luar JMKIWP
A                à Jenis surat: A = Surat undangan
                                           B = Surat permohonan
                                           C = Surat pemberitahuan
                                           D = Surat peminjaman
                                           E = Surat pendelegasian
                                           F = Surat keterangan
1                 à Pembuat surat: 1 = Koordinator Wilayah
                                                 2 = Staf Ahli
                                                 3 = Koordinator Daerah
                                                 4 = Komisariat     
JMKIWP à Jaringan Mahasiswa Kesehatan Indonesia Wilayah Priangan
III               à Bulan pembuatan surat dalam romawi
2011           à Tahun pembuatan surat

3. Penomoran surat kepanitiaan
Nomor surat/ Tujuan surat/ Jenis surat/ Nama kepanitiaan/JMKIWP/ Bulan/ Tahun pembuatan
Contoh: 001/I/A/WNTD/JMKIWP/III/2011
Keterangan:
a)    Nomor surat dimulai dari awal untuk setiap kepanitiaan.
b)   Tujuan surat dan jenis surat sama dengan aturan penomoran surat keluar JMKI WP.
c)    Surat JMKI WP hanya dikeluarkan lewat Staf Ahli Administrasi, baik surat ke luar maupun ke dalam.
d)   Setiap surat yang dikeluarkan oleh JMKI WP difotocopy untuk diarsipkan.
e)    Surat-surat kepanitiaan dikeluarkan oleh kepanitiaan, namun tetap berkoordinasi dengan Staf Ahli Administrasi.
f)    Setiap surat yang dikeluarkan kepanitiaan difotocopy dan diserahkan ke Staf Ahli Administrasi beserta laporan kegiatan untuk dijadikan arsip.
g)   Surat yang dikeluarkan oleh Staf Ahli Administrasi ditandatangani oleh Koordinator Wilayah JMKI WP dan Staf Ahli Administrasi.
h)   Surat yang dikeluarkan oleh kepanitiaan ditandatangani oleh Ketua Panitia dan Sekretaris, serta Koordinator Wilayah.
i)     Surat yang dikeluarkan oleh Staf Ahli Administrasi diprint di atas kertas dengan kop JMKI (tanpa mengubah format tulisan, huruf, dan ukurannya).
BAB IV
ATURAN TAMBAHAN
1.    Hal-hal yang belum jelas mengenai Tata Tertib Administrasi JMKI bisa ditanyakan ke Staf Ahli Administrasi JMKI WP.
2.    Hal-hal yang belum diatur akan ditentukan kemudian dengan persetujuan Staf Ahli Administrasi dan Koordinator Wilayah
3.    Peraturan ini mulai berlaku sejak tanggal ditetapkan.

0 komentar:

Poskan Komentar

Share

Twitter Delicious Facebook Digg Stumbleupon Favorites More